我想當時間管理大師!提高生產力實作 3 重點

我想當時間管理大師!提高生產力實作 3 重點

阿囉哈!大家好,我是 applemint 的 Anny!

不知道各位是不是跟 A 編一樣,自從在家辦公後,發現自身工作時間反而更難管理了?雖然 A 編從開始進入 applemint 時,就是一週在家工作 2 天的工作模式,但沒想到變成每週 5 天都居家辦公後,還是有這麼長的不適應期呀(苦笑)

那天腦闆 Leo 分享了一本關於如何管理時間的書,介紹了許多 A 編從未想過的重點,聽完並開始進行一連串的實驗之後,終於可以來跟大家好好分享我實測過的「時間管理之術」,想一起變成時間管理大師的各位朋友們請不要錯過本篇文章!

時間管理之術 3 大重點

這邊分享腦闆 Leo 不藏私地在日文版文章中分享的時間管理之術:

重點一:掌握黃金時間

morning wakeup

本次分享的其中一大重點:起床的 1 至 2 小時是黃金時間。

在此段黃金時間裡面,大腦比較適合執行需要高度專注的作業,並不適合判斷跟整理大量的資訊,因為會導致注意力開始不集中,因此不建議在早晨的時候開始回覆大量的訊息跟信件。

這讓我想到,貝佐斯在他的書中提到,他雖然每日都早起,但早上 10 點前不會安排任何工作上的會議,適時的「留白」,為了在接下來的一天可以做出更精確的決策。

A 編心頭一驚,每天起床第一件事情不就是回覆昨晚睡著後的 LINE 訊息跟信件嗎?(捂臉)

腦闆 Leo 補充道,日後不建議將會議安排在上午 11 點前,希望每一位成員都能盡可能地把握我們自己的「黃金時間」,用在需要極高專注度的工作事項上(如:寫文章、撰寫客戶報告、擬定客戶行銷策略、查看預算及委刊單等)。

這樣看來,掌握黃金時間是為了要讓工作更有效率的不二法門!

重點二:換個位置工作

work from home cafe

掌握黃金時間後,還是無法專注嗎?換個位置工作吧!(燦笑)

長時間坐在辦公桌前工作,除了工作效率降低之外,身心狀態也會開始變得焦慮,工作開始陷入瓶頸,這時很有可能是你的血清素偏低了!

為了活化血清素,建議大家工作一段時間後,就起身走走、動一動,甚至是曬曬太陽做日光浴,都能增加血清素的分泌,重新找回工作效率喔!

這讓 A 編開始反省,為什麼先前在家工作一週 2 天可以有效率地完成工作事項,現在每日居家辦公卻要花更多時間適應呢?

答案是:之前每週 2 天都在咖啡廳工作!

原來在咖啡廳工作不單單只是找尋一個較放鬆的工作環境,也能藉由換個位置工作,活化血清素,維持工作效率呀!

雖然目前疫情關係無法外出,但各位不妨試試在家裡走一走,順便眺望遠方做一下 5 分鐘的望遠凝視吧!

重點三:重新找回注意力需要15分鐘

腦闆 Leo 分享的第三個重點就是:注意力分散後需要 15 分鐘才能重新找到自己的 workflow!

這點真的非常重要!(打五顆星)

先前在咖啡廳辦公時,大多時候不會被打擾,在辦公室工作時,applemint 成員們若有需要彼此請教的問題,也仍會等到對方手邊的工作告一段落後再行討論。

目前在家辦公一段時間後,發現客戶的工作模式也有所改變,因此,與客戶間的聯繫溝通也需要一段時間來重新磨合及習慣。此外,在家辦公時,由於跟家人住在一起,仍會受到較多外在的影響(如:A 編爸不斷地問我在忙什麼?),導致需不斷地重新找回注意力(怒視)。

時間管理之術親身實驗

實際執行第一天:失敗

實驗第一日就在早晨宣告失敗告終。

前一天在晚上十點多收到客戶交代工作的訊息,一早起床上班 A 編還是忍不住還是先回覆客戶的訊息,就這麼一路與客戶討論到中午了。

失敗原因:沒有掌握黃金時間

造成影響:文章進度落後,客戶報告撰寫時間縮減

實際執行第二天:失敗

cats

實驗第二日,仍忍不住看 LINE 與玩貓失敗告終。

(好像太據實以告了,抱歉腦闆)

居家辦公後,除了 A 編爸之外,再來最容易使我注意力不集中的就是家中兩隻貓。

早上 8 點起床自主練功,原以為可以腦力激盪新的行銷策略,結果不到一小時,貓咪不斷在我的身邊徘徊。另外,本次實驗也仍忍不住使用 LINE 回覆客戶較無急迫性的訊息。

失敗原因:花較多時間重新找回注意力

造成影響:未提出較新穎及有效率的行銷策略

實際執行第三天:成功

formal dress code v.s. pajamas

實驗第三日!我終於成功了~(撒花)

一早將先前辦公室工作較正式的穿搭(是的,前兩天我都穿睡衣)換上後,便將手機開啟勿擾模式,暫時不登入 LINE 及其他通訊軟體,也從前兩日工作充滿雜物的大長桌換到普通書桌,沒想到就一路順利掌握工作效率到了 11 點!

成功原因:確實掌握黃金時間且換位置工作,更換讓人安逸舒服的睡衣

造成影響:成功完成黃金時間內的工作

總結時間管理之術

原來老闆分享的是真的!

從成功的實驗來看,掌握好黃金時間跟換位置工作是讓管理好時間最重要的兩大點,但其實 A 編親測後,換下睡衣對 A 編來說也是非常重要的一環呢!

掌握好黃金時間看似簡單,其實做起來非常困難,我們有時過於習慣在遇到問題時立即反應並動作,但很多時候事情的輕重緩急卻沒有準備得當。

透過這次的實驗,A 編也懂得工作時要離貓咪們遠一點!(大笑)

看到這裡的各位,是否也想手起刀落的實施這個時間管理實驗呢?

成功的人歡迎分享你的獨門絕招喔!


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Anny

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