同事離職怎麼辦?新手主管遇到同事離職的 3 種 Dos 和 Don’ts

同事離職怎麼辦?新手主管遇到同事離職的 3 種 Dos 和 Don’ts

大家好,我是 Eric。

前陣子又有一位夥伴,基於人生的規劃自 applemint 離開踏上新旅程。聽到消息的當下,我覺得很震驚,因為這對我而言算是實質上第一次帶人,可以說是這位離職同事的「主管」,因此他的離開,也代表著我的管理能力有所不足。

前陣子與人資朋友 A 聊及此事,趁著手邊業務稍微緩下來,想要與大家分享一下這陣子我的心路歷程。

在人資的相關文章中,總會提到「留才要及早」,這點我相當認同。今天的重點倒不是怎麼樣留才,而是怎麼樣「面對離職」。這篇文章會分享同事提離職時,主管該與不該做的三件事,適合第一次擔任主管,遇到有同事離職的情況時使用。

暑假轉職潮在HR社團的討論串是大家覺得疫情期間遠端工作更好面試。

雖然會稍微難感覺到,但是本來想走的人應該不管怎樣都會走。

同事離職時主管不該做的三件事

挽留同事(調整薪水、給予承諾)

適合、方向目標一致,大家就一起走下去,不一致的話就是給予祝福。

身為一個離職過的人,我當初離職的一個重要心理因素是「覺得不會改變」、「覺得無法信任主管」。在沒有信任的前提下,主管到這時候才試圖用「調薪」、「承諾」方式來挽留,對同事來說只是鬼扯。

事實上走到這一步時,我覺得過多的挽留對彼此都是一種消耗。即便成功挽留了,同事不信任主管,主管也無法再信任同事,到頭來只是讓同事心生怨懟而已。

當我從前公司離職時,當時的主管用了一個說法試圖挽留我:「你有想過你這樣會讓人覺得是個沒有責任感的人嗎?」這句話本身是中性的,但是在那個「想要留人」的氛圍裡,這種說法變成是一種威脅,其實讓當下的我更不愉快。

但我覺得還是可以諒解的,畢竟他那時也是新手主管。剛好遇到許多人想離職,想必也手足無措吧。

再派發新的工作

不要再指派新任務

「做一天和尚敲一天鐘。」這是離職同事的心情寫照,但是如何詮釋這句話,主管與同事大不相同。

這一點是我自己需要檢討的地方。

當同事提離職時,對於同事本人來說,想要做的事情應該是怎麼樣將工作完美的結束,在結束前不要出太大的紕漏;對主管而言,則應該是怎麼樣將同事的工作重新指派、交接給其他繼任者。

如果此時再派發新的工作,對同事來說,是缺乏動機與熱情去執行的。

適逢有新客戶接洽,出於「做一天和尚敲一天鐘」的想法,我仍舊把提案的工作交給待離職的同事進行、Leo 也委託做了新帳號開設的準備。從結果來看,這兩項任務並沒有真的達到我們的預期。我相信這樣的安排,某種程度上也讓同事離職前對我們的印象變差。

過度檢討

不要過度檢討

這裡指的過度檢討包含兩個方向:檢討自己或檢討同事。

就像人資朋友說的,方向不一致時,就給予祝福。

這次在同事提離職時,我在面談中反覆問離職的原因,原因是我自己在得知離職消息時,自己在腦中「腦補」出了很多原因。但即使想了這麼多原因,對於改變現況仍然沒有幫助。

很多時候只是公司想要的,跟同事自己想要的事情不同。

更糟糕的情況就是開始檢討同事了,如果因為檢討同事,導致公司在同事離職後,瀰漫另一種對管理階層不信任的感覺,那反而會催生其他人想離職的意圖。

當初離開前公司時,就曾經因為同一時間有許多人離職,導致更多人開始想離職的情況。

同事離職時主管該做的三件事

前面說完三件不該做的事,接下來要再繼續分享,我心目中同事離職時,主管該做些什麼。

分析利弊給予祝福

給予同事祝福

如同前面說的,離職的原因,總結到根本,可以歸結成三個核心:

  1. 覺得情況不會再改變
  2. 無法信任主管給予的承諾
  3. 自己想要走的方向的與公司想要走的方向不同

此時身為主管,應該做的是透過離職面談,更清楚地知道同事想要什麼。並不需要當下承諾任何事,但是對於同事的「想要」,身為主管可以提供相對應的見解與客觀的分析。

這些分析利弊得失,必須建立在「祝福」的前提之上。

前面提過我自己在過去提離職時的經驗。當時的氛圍,讓我感受到「你不覺得這樣做不負責任嗎?」並不是分析,而是一種威脅。

如果主管當下表現的態度是理解並祝福我的決定,並再提醒「通常業界對於到職不滿一年的履歷會有點擔心,你有想清楚應該怎麽說明嗎?」

這句「你想清楚了嗎」,才是對彼此最好的祝福。

規劃交接時程

定好交接時程

這一點也是我在這次沒有做好的。

交接這件事本身是需要體系化的。有些人在工作時擅長保留各種各樣的技術文件,有些人則並不擅長撰寫這類文件。

站在公司的立場,如果可以提供標準化的交接流程,可以建立同事提離職後,讓繼任者更容易銜接的制度。這一點不應該等到離職交接才做,在職間的任務轉移,也應該標準化交接流程。

當然,如同留才要及早,文件的確立也要及早。如果說公司一直以來的流程都是非常嚴謹的遵照 SOP,那麼這些文件早應該在 SOP 中確立。

這次因為要交接的客戶當中,有部分是原本從我手邊分派出去的客戶,因此交接時抱持著「應該沒問題吧」的想法。

最後果真出問題了。

重新梳理組織流程

重新梳理工作流程

在同事提離職後,Leo 與我便開始加速了新一輪的人員招募。

這件事情,現在回頭看來對也不對。

當下會加速人員招募,是因為既有專案可能會面臨資源短缺的狀況。不過藉由同事離職,重新反省公司的組織流程,並加以改善,將有助於以較小的改變成本進行變革(需要影響的人比較小)。

這些反省如同游舒帆 Gipi 文章〈關於「留才」的三個思考與五個關鍵做法〉所提到 5 點:

  1. 確立招募時的標準,並且不要輕易降低(原「找人時要審慎」)
  2. 重新確認工作環境是否對新人友善(原「人員到任的第一天就要開始留才」)
  3. 從日常管理建立信任感(讓同事相信主管「說到做到」很重要,所以先從實現小承諾做起)
  4. 幫助同事發展職涯規劃(原文「適才適所」)
  5. 確立交接與備援機制(原文「建置好崗位的備援」)

結語

找工作真的跟談戀愛滿像的。

身為規模較小的團隊,任何人力的流失都會帶來極大的影響,不只是業務上或是心理上的。

但是,作為一個在前一份工作中任職不滿一年的人,我可以同理同事想要離開的那些心情,不論是認為「狀況不會變更好」,或是覺得「不想繼續跟這個人工作了」。對我來說都是真實的心情。

因此,作為一個新手主管,我覺得最後的建議是:在日常管理要努力營造互相信任的環境,同時要意識,同事有一天會離開,因此每一天都要設想著「如果他離開了該怎麼辦?」

等到真的要離開的那天,只需要發自內心的問「你想清楚了嗎?」並給予對應的祝福。接著,就開啟你已經準備好的備援機制吧!

覺得老闆和人資都需要有固定的心理諮商。

參考資料

從這裡聯絡 applemint!

Eric Chuang

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