遠距工作者常見4大問題!善用工具讓效率加倍

遠距工作者常見4大問題!善用工具讓效率加倍

嗨,大家好,我是applemint蘋果薄荷的Joyce。

今年9月初時,法西颱風直撲日本,造成關東地區停水停電,位於千葉縣的成田機場因為聯外交通中斷成為孤島。

JR東日本各鐵道線路,也實施了「計畫運休」,也就是預先發布停駛的資訊。即便如此,日本上班族卻因為公司未明確發布「停止上班」公告,仍於當日一早出門上班。

首當其衝的千葉縣JR津田沼車站,更是一早就排滿準備通勤的上班族們,在車站門閘外等待恢復通車,人潮甚至一度多到需要管制。看到這情況,許多人不免心裡想:與其在這裡乾等,不如在家遠距上班不是更有效率?

圖 / SOCOM

確實是如此,除了像這種非常時期,可採用遠距工作方式之外,現在因為網路科技串連全世界,打破空間藩籬,許多數位科技產業也將「在家工作」、「遠距工作」列為一個正式的工作型態,或將之當為福利。就如同現現在J編所任職的 applemint蘋果薄荷數位行銷公司,也導入了遠距工作制度,主要原因是老闆認為 applemint現在仍屬中小企業,福利上不比大企業來的多,但至少希望提供員工更佳的工作環境。

目前J編加入 applemint 蘋果薄荷已經3周時間,體驗了幾次在家遠距工作後,發現不需通勤真的省下不少時間,但同時也發現了一些問題,發現遠距工作似乎不如大家想像般自由美好啊(遠目)。

這次就讓我們來清點遠距工作者可能遇到的4大問題,並看看能透過哪些工具解決吧。

數位產業中的遠距工作者特性

2017年科技大廠戴爾對全公司11萬名員工進行工作習慣調查,發現有近58%的員工,每週至少有一天遠距工作。

讓一直以來推行「以彈性工作模式,創造員工更佳貢獻」的戴爾人資長來說,是一個相當不錯的數字表現。

參考:WSJ:為何遠距工作的趨勢無法被阻擋?

在此之前,你對遠距工作可能有這樣的想像:平日午後,在一間播放著輕柔爵士樂的咖啡廳中,點了一杯咖啡,專注看著螢幕,敲打著手中鍵盤,製作一份報告,或是回應客戶需求。

因此,你對遠距工作充滿好奇嚮往,認為遠距工作擁有以下特性:

  1. 不被既定午休、會議時間所綁架,擁有高度時間掌控權
  2. 跳脫辦公室空間束縛,有網路的地方就是自己的辦公空間
  3. 不受周遭他人的討論或互動影響,免去不必要的外部干擾

遠距工作讓人脫離各種人、事、物干擾限制,在自我創造最舒適的環境中提升工作效率,看起來相當迷人且美好。

但事實真是如此嗎?我們都知道,許多工作都並非能靠一己之力完成,當多人協作同一專案,管理者如何掌握專案進度成效,執行者又如何在遇到問題時,能迅速釐清內容或跨部門溝通呢?

下面遠距工作者常見4大問題讓我們來一一探討。

遠距工作者常見4大問題

專案時程控管不易

在工作上,時間進度安排可說是基本中的基本了吧。為了確保每一個步驟都能在時間點上,讓專案如期完成。
在專案開始前所規劃的時程表,可說是日後執行專案的一條軌道。
在一般企業中,透過定期會議匯報來檢視專案是否走在軌道上。

但在遠距工作制度中,除了要有高度的自我管理意識,了解目前自身任務並於時限內完成外,在共同協作的專案項目中,則可能因為缺少直接面對面溝通確認,而導致團隊效率低落,難以進行整體專案進度追蹤、時程控管。

跨部門溝通不順暢

在工作執行層面上,不論是對內、對外都必須透過溝通來釐清、確認許多細節。在遠距工作制度下的溝通,最可能遇見的問題就是:

  1. 聯絡不上要找的人,溝通即時性大幅降低
  2. 文字資訊傳遞不夠精準,造成雙方誤會
  3. 大量內容透過通信軟體討論,造成資訊混淆
  4. 若溝通擴及資訊安全、保密等問題,就更加難以進行

這些在日常聊天中就常出現的狀況,一但發生在工作上,不僅打亂整體工作節奏,若處理不當還可能會變成一場大災難。
像在applemint蘋果薄荷為了避免遠距工作導致溝通延遲,而更加要求在訊息回覆的效率上,這時候必須手機時刻不離身(包含外出中餐),深怕一個不小心漏掉訊息,反而比平日在辦公室更加緊繃呢(笑)

難以進行共同協作項目

而在遠距工作制度下,若是能獨立完成的工作內容,那流程還算單純。但若是要多人共同完成的研究調查、報告撰寫…等,大家在不同的地點,埋頭執行各自的任務,不僅多了日後資料搜集彙整的時間成本,也可能因為大家資料來回修改,導致最終資料更新不全等問題出現。

看了這些遠距工作令人困擾的地方,大家對於遠距工作也無需太悲觀。遠距工作能日益盛行,當然一部分就是歸功於,因網路發展而研發推出的多元協作工具。
為了解決大家在網路主導的工作環境中所遇到的問題,並提高生產效率,以下就簡述幾項遠距工作者常用的工具給大家參考。

參考資料:在家工作2年,遠端工作的6個優缺點

善用免費協作工具,讓遠距工作更有效率

專案時程控管:Gantter、Trello

Gantter

採大家最熟悉也最常見的「甘特圖」形式,作為專案時程控管的主要依據,主要的特點在於我們能透過一張甘特圖了解專案整體的工作項目全貌、明確的流程步驟、各項工作的權責分配與時間排程。
而Gantter的以下特點,讓我們繪製甘特圖時更加容易:

  1. 自動排程功能,只要針對個別工作項目輸入所需時間或天數,即能對應繪製出整體工作時程。即便其中一個項目有所修改,也會自動重新計算整體排程,無需自行個別調整
  2. 可與Google Drive連結,能隨時線上查看、插入Google Drive檔案,也能開啟共同協作功能,邀請多人一起編輯

參考:在Google Drive免費協作畫甘特圖! Gantter 排程教學

Trello

跳脫過去以時間軸呈現專案排成的方式,採用更直觀「分層式」概念為專案做分類。簡單而言,我們可將Trello功能分為3個層級「看板(board)」、「清單(list)」、「卡片(card)」,以專案來舉例說明如下:

  1. 看板(board):每一個專案就是一個看板,如有多項專案,即可建立多個看板
  2. 清單(list):在看板內可隨意增加清單作為分類。例如:我們可先為專案建立「準備中」、「進行中」、「已完成」3種清單
  3. 卡片(card):接著我們可在清單中加入卡片,寫上執行項目並指定負責人,此外也可為卡片設定完成期限、加入圖片檔案、待辦清單、顏色標籤…等,讓資訊更完整。

會說它更直觀,是因為它除了有更佳的視覺化設計外,還可用「拖曳」的方式來調整卡片位置。
例如:當我們完成執行清單中某個卡片的項目時,我們就能將這張卡片拖曳至已完成的清單中,是一套操作相當容易上手的專案管理工具。

參考:為什麼大家愛用 Trello ?最佳整理教學讓事情井然有序

跨部門溝通:Slack

Slack

與其說它是一套通訊軟體,更像是專為一個團隊所建立的論壇。每個團隊都能開設一個專屬的空間網址,只有受到邀請的人才能進入。
在裡面可針對不同主題進行討論,確實做到訊息分流,讓團隊溝通更有效率,綜合Slack特色介紹如下:

  1. 頻道分流:能在專屬空間內建立多個Channel(頻道),可以是針對不同專案而設立,也可以是針對不同目的而設立,例如用「工作討論區」和「閒聊打屁區」將公私對話內容分流
  2. 公私設定:針對不同的頻道,可將之設定為大家都可閱讀公開頻道,或是指定對象才能閱讀的私人頻道
  3. 私聊功能:1對1私聊功能,同時讓各成員間保有私下相互討論的空間
  4. 訊息儲存:免費版Slack可保留頻道中最近10000則訊息,就算是中途加入頻道的成員也能翻閱這些歷史訊息,迅速進入狀況
  5. 指派功能:在頻道中,可透過「@團隊成員」來將任務指派給特定成員
  6. 重點標記:在頻道中,可使用「Pin」功能,標記對話中的重要訊息,每個成員都能於右側欄位看到此訊息
  7. 筆記功能:可使用「☆」標記自己認為重要的對話訊息,且只有自己可以看到,就像是為自己做的小筆記

參考:Slack 完整教學與上手心得:找到正確的團隊溝通之道

共同協作項目:Google 文件、Coggle

Google 文件

Google 文件的使用已非常普遍,不論是文件、試算表、簡報、表單…等一應俱全,雖然整體功能性不如office的word、excel、power point強大,但以「共同協作」的目的而言,Google 文件可說是再適合不過的選擇了。

Coggle

同樣由Google所推出的Coggle,是一套可邀請多人共同編輯的心智圖繪製工具。對於許多進行初期創意發想,或是尚在資料蒐集,需要多位成員共同集思廣益來完成的工作階段來說,Coggle就是一套不錯的工具,而Coggle完成後也能以下幾多種方式儲存,相當便利:

  1. 公開檔案位置網址,提供他人查閱
  2. 透過特定網址內嵌到自己的網頁;使用語法分享到 facebook、twitter
  3. 可將檔案出出下載成PDF、 PNG、純文字、FreeMind 4 種格式

參考:Coggle 最好用免費線上心智圖軟體教學:簡單卻強大

applemint 遠距工作常用工具?

applemint 是一間數位行銷公司,主要提供google、yahoo、fb…等數位廣告代操、網站架設、SEO…等數位行銷服務,詳細服務內容可點此查看
而在applemint 給員工的福利中,其中有2項分別是:

  1. 每週1天在家工作
  2. 申請在國外遠距工作

這樣的遠距工作雖是福利,但因applemint所屬為廣告代理商,需要一次對應多個客戶,不同成員又有個別負責的客戶,所以不論是公司內部討論,或外部客戶聯繫頻率都相當高,在此情況下,applemint選用以下4種協作工具,來提升遠距溝通時的順暢性與準確度:

  1. Trello:依照不同客戶區分看板,並製作各工作項目負責人卡片,有效控制排程。讓每位成員對自己在各專案中所負責的項目一目瞭然
  2. Slack:依照不同客戶建立頻道,讓訊息分流。不會因訊息洗版而錯失重要資訊,更執得一提的是,透過「建立團隊專屬空間網址」功能,讓不同團隊擁有各自討論區空間,大幅降低大家不小心錯頻的機率啊
  3. Skype:applemint目前服務的在台客戶仍偏好使用Skype,在有語音或視訊會議的場合也相當便利
  4. Google文件:因有許多文件、模板…等資訊共用需求,透過Google文件製作、雲端空間存放,隨時查看增添效率

applemint老闆如何控制/觀察員工生産性?

雖然有上述這些工具的輔助幫忙,但當員工在家工作和國外遠距工作時,老闆究竟要如何觀察員工的生產力呢?
對於這個問題呢,applemint創辦人Leo,也就是我的老闆,相當瀟灑的說了「這還是沒辦法的事吧!(笑)」。
他認為,遠端工作代表的就是公司對員工全然的信任,只要能在時間內完成分內工作,大家就算是利用遠距工作時間去看醫生,或是與朋友吃午餐,都是沒問題的。唯一一個重點就是,必須打開手機版Slack,隨時接收通知與對應。如果因為私事忽略工作訊息,老闆可是會森77喔!

說到這裡,如果你想嘗試一週一天的遠距工作,也對applemint的工作內容有興趣,歡迎透過官網徵才頁面了解更多,或透過104與我們聯繫喔。

從這裡聯絡 applemint

Joyce

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