有效提高工作效率的5大心法!讓你輕鬆擺脫加班加不完的困境

有效提高工作效率的5大心法!讓你輕鬆擺脫加班加不完的困境

嗨~大家好!我是 applemint 的 Ariel!

今天想跟大家分享大概每個工作的人都會遇到的困擾 ー「加班加不完🥲 」

是不是總覺得時間永遠不夠用,每天忙到炸卻不知道自己在瞎忙什麼,但因為事情做不完,就只好加班加到半夜、或是得犧牲假日和朋友出去玩的美好時光加班,這樣的生活也在你身上發生嗎?

在來到 applemint 的前兩個月我也超級有感,人人都說新創公司就是步調很快、本來還沒什麼感覺,沒想到在經歷一個月之後就深刻感受到了,特別是 applemint 每週兩天是在家工作,如何提高工作效率好在完成工作後能摸魚(?)真的是一大學問!

我將在接下來的文章告訴你,我是如何在3個月內從事情做不完需要其他人 cover 到能夠達成平日假日不加班的3個方法、嘗試失敗的例子以及 applemint 如何幫助員工提升效率的小撇步,如果你是每天被工作瘋狂追趕的社會新鮮人,或是為下屬加班率高感到煩惱的主管們,那這篇就是專為你寫的!

3個工作效率差導致的悲慘經驗

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即使是在社會打滾3年的我,來到新創的廣告代理商 applemint 後,感覺就像打回原形,還是像新鮮人一樣事情做不完,只好拼命加班。由於之前的工作步調並不像 applemint 一樣快速,工作量也沒有這麼多,待在舒適圈太久的我,不小心就像溫水煮青蛙,習慣做事想做到盡善盡美,然而卻導致生產力低落,這在時間就是金錢的新創公司裡可是大忌呀!

1.加班加不完壓力山大

來到 applemint 的第一個月幾乎晚上回到家還抱著電腦不敢放,因為白天工作未完成的壓力,讓我時時刻刻都擔心隔天事情會越積越多,甚至煩惱的睡不好,總想著工作還沒做完,這禮拜要交什麼,我還有哪些沒做等等。

尤其看到同事 Kay 工作量更大,卻還是有條不紊的完成工作,常被誇讚做事細心、又快又好,就連被緊急授命的工作也能在時限內完成,真的覺得自己有點やばい🥲

2.在家工作工作不減反增?!

大家也許都以為在家工作超級棒,不用通勤還可以做自己想做的事對吧?相信前陣子也有不少公司實行在家工作制度,applemint 是固定每週兩天在家工作,本以為會輕鬆許多,殊不知在家工作時,其實是最忙碌的。

因為工作會像雪片般飛來,反而讓人手忙腳亂。

由於當時我們還未導入 Asana 工具,無法得知大家每週甚至每天要做的工作有哪些,對剛入社的我和當時的同期 Apple 來說,也不清楚事情是急是緩,導致總是先做看起來較簡單的,卻忽略了需要盡快完成的工作。

3.月底就是地獄週!!

廣告代理商每個月最忙碌的就是月底,必須撰寫報告書以及與客戶開會,就在工作交接的差不多的第二個月,我遇到了最大的危機,月底擠滿了非常花時間、精力的報告書以及文章,如果工作效率低落,真的忙不過來,還是 Kay 從旁協助我才順利度過。

時間管理失敗原因大解析

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要想成功必須先了解失敗的原因,因此接下來會分析讓我工作效率低落、時間管理失敗的關鍵,如果你也有相同的困擾,也可以和我一起思考並寫下為什麼會做不好的原因,每個人的原因不一定相同,但說不定有可以供你參考的部分!

做事容易分心

在這裡我指的不是看手機、回朋友 Line、做其他事的分心,而是工作東做一些西做一點,其實這是造成效率不彰的關鍵因素。

相信你也有這樣的經驗吧?工作堆積如山,雖然很多時間管理大師都建議要先完成困難的工作,讓自己有成就感,但是困難的工作可能花費你半天的時間仍難以完成,因而想先完成其他瑣碎的事情,殊不知其實這些事情也需要花費一番功夫,到頭來什麼事情也沒完成。

另一方面,沒有時間目標也是無法提高效率的關鍵之一,這是為什麼呢?工作太久會讓專注力下降,因此,如果沒有限定時間,一直在做同一件工作,中途可能會因為專注力流失,也許會想滑滑其他網頁或做些其他事,反而讓工作效率變差。

參考:重要會議別在下午三點開!背後原因,主管們別輕忽

沒有控管任務時間

當沒有限定任務時間時,因為缺乏時間的急迫性,再加上專注力隨著時間長而降低,效率自然變差,如果感受到時間的壓力,為了在時間內完成,心裡想著「慘了要做不完了,要再做快一點」,不僅注意力更集中,速度也會加快。

沒有控管任務時間導致費時又費心力的事情很容易一拖再拖,而難以在時限內完成。當這些未完成的工作累積到了最後,本來就很忙碌的月底,就變得更加崩潰,如果繼續下去,恐怕過了半年我的工作量就會堆的和101一樣高了(笑)

沒有事先規劃進度

在 applemint 第三個月便了解忙碌程度是有週期的,然而只要沒有在前一個月或前一週先分配好工作量,可能就會發生前面太清閒,而月底大爆炸的情況。此外,如果到當天才決定今天的任務,可能會忽略一些不緊急卻需要花時間的事。

這也難怪,在日本像 Loft 之類的文具店一定會有整區的行事曆、月曆和手帳等等,因為是社會人必備的物品之一嘛!

applemint 的時間管理術

在分析了解失敗的原因後,最重要的是解決方式,在這裡想和大家分享,為了提高員工的生產力與效率, applemint 做了哪些嘗試與對員工來說的效果如何。

早上11點前禁止 E-mail 與 Line 訊息

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根據研究,在電腦前工作,平均專注40秒後專注力就會被各種訊息干擾分散,一旦分心或受到干擾,平均需要花費22分鐘才能重新回到工作狀態呢!另外,另一項日本調查指出有6成以上的人認為工作效率最高是上午,因此在工作效率較高的上午,就盡量做需要專注的工作。

因此,在 applemint 上午11:00前基本上是專注時間,主要做需要耗費心力腦力與專注力的工作,例如內容企劃、報告書等等,而回覆客戶的 E-mail 與 Line 訊息很容易,很容易就會因為對方回覆而分心,前員工也有做過實際的實驗,有興趣的朋友可以參考連結哦!

我個人會在早上11點前將電腦和手機設定勿擾模式,覺得很有效!

導入專案管理工具 Asana

Asana 是為了解決公司內部成員因為工作任務不透明、時常漏掉任務、讓大家清楚工作任務的優先順序、提高工作效率而導入的專案管理系統,有不少如 LinkedIn、 Airbnb、 Uber 等知名企業或中小企業使用 Asana 做專案管理。

由於是以專案、任務、子任務進行管理,也可指定各專案、任務時間、負責人等細節,還能看到其他成員目前的工作任務有哪些,因此,對 applemint 而言,是很適合的工具。

也因為導入Asana 後,在規劃每月、每週進度時,對於工作的優先都能一目瞭然,就像可以共享的 to do list 一樣,而且因為需要由主管確認後才算完成,這也算是一種督促的力量(笑)

applemint 老闆親自傳授秘訣

最後是 Leo 在我剛來到 applemint 時,曾教我如何集中精力快速寫完一篇又一篇文章的小撇步,除了每天繁忙的工作,Leo 還要固定寫換日線的專欄、applemint 的部落格等等,而對我來說,最花時間的就是撰寫文章,因此如果能夠減少耗費時間,效率便能大大提升!

究竟是什麼秘訣呢?其實就只是「想到什麼先打下來就對了」,沒錯,就這麼簡單,我也嘗試過,但我認為看似間單,執行起來可困難了(笑)首先就是不要追求完美、不要一直往前看、不要停下來,但就是會忍不住想起什麼又往前再看一遍,對吧?

總之,先打出來以後最好隔天再看一次,稍微修改調整就完成了。為什麼要隔天看呢?經過一夜的沈澱後,你的思緒與想法也會更清晰,在寫的過程中如果一直修改,就會有種一直無法完成的感覺,不僅專注力會下滑,工作效率也會變差。

提高工作效率的小嘗試

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就這樣,我透過 applemint 的三大提升效率工作術,在第三個月挑戰成功,總算擺脫每天回家得抱著電腦、事情全都擠在最後的困擾啦!除了上述的方法外,我還做了兩種嘗試,其一是「為每件事計時並限時完成」,其二則是「在前一天先列出 to do list」。

紀錄下完成每件事的花費時間,能了解自己完成工作的效率如何,並且每次互相比較,人的本性(?)就是不服輸,為了不輸給上一次的自己,便會不知不覺加快完成速度,自然也就提升了效率。

而列出 to do list 大家都會做,但為什麼要在前一天做呢?就像整理書包一樣,如果出門前才在整理,很可能因為趕時間而忘東忘西,還可能會因此遲到,列出 to do list 就是整理大腦的書包,因此,前一天先準備,才能讓思慮清晰、不受干擾的開始一天的工作。

結語

希望今天提到的5種提供工作效率的心法能夠成功讓你也達到時間自由(就像財務自由😆 )

就讓我再稍微統整一下今天介紹的五大提升效率工作術吧!

五大提升效率工作術
  • 早上11點前「專注時間」NO E-mail No Line
  • 借助管理工具 Asana
  • 寫文章時,想到什麼先打下來就對了
  • 為每件事計時並限時完成
  • 前一天先列出 to do list

不論你是想要擺脫加班人生的社會新鮮人,還是為下屬工作效率低落感到煩惱的主管們,不妨試試 applemint 的工作術吧!也歡迎與我分享你們提升效率的方法唷~

從這裡聯絡 applemint!

Ariel

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