【日文商業E-mail技巧】內容複製貼上?小心信任感0!

【日文商業E-mail技巧】內容複製貼上?小心信任感0!

嗨!我是 applemint的 Grace👋

無論是求職還是工作中,郵件、書信是不可避免的,雖然手寫形式的數量已經大不如前,但如今日常生活中依舊需要面對大量的 E-mail或信件。

以我自身經驗來說,剛在日本的飯店工作時寄收郵件都讓我很不知所措,但漸漸的在回覆來自旅客聯絡訊息、公司上司郵件,以及廠商或旅行社們的傳真當中練就一身「書信的技巧」😎

這次內容將示範如何撰寫商業信件,以及我的個人經驗。

其實只要掌握大概的架構,就可以寫出正確又不失禮貌的信件內容。對於想到日本工作,或是日商新鮮人、求職者都非常實用喔!

日文商業E-mail內容-5大重點格式

簡單來說,日文書信分為 5個基本的結構,掌握好每個部分該放入的字詞就 ok啦!

日文E-mail的5大重點格式

重點⒈對方公司名/收信者姓名

商業書信或 E-mail最重要的就是對方的公司名稱以及收件人姓名!如果開頭就寫錯是真的很失禮的~

特別注意!有些漢字長得非常像,千萬要避免錯字喔!
舉例來說:斉藤/斎藤/齋藤/齊藤

當收件人沒有所謂的頭銜,或是不知道收件人的職稱為何時可以使用最基本常用的「姓氏+様」或是「ご担当者 」。如果確定知道對方的職稱、姓名可以加上,使開頭更完整且禮貌。

重點公式:公司名 →部門 →職稱 →姓名

  • 最基本常用:
▲▲▲▲株式会社▲▲ 様
▲▲▲▲株式会社ご担当者 ▲▲ 様
  • 更禮貌、完整:
▲▲▲▲株式会社▲▲ 部長
▲▲▲▲株式会社営業部 部長 ▲▲▲▲様

重點⒉問候語

打招呼

見到人一定要打招呼對吧!所以裡也需要問候用語來做開場!以下幾種依照情境而變化的常見句型,從基本~禮貌型用法,提供大家參考:

重點公式:問候語 →公司名 →姓名

  • 基本常用
いつも大変お世話になっております。△△△会社の〇〇〇と申します。
  • 第一次寄信給對方
初めてメール致します、〇〇と申します。
突然のメール失礼いたします。△△△会社の〇〇〇と申します。
  • 對象是客人時
この度ご利用頂き、誠にありがとうございます。
いつもご愛顧いただき、厚く御礼申し上げます。
  • 回信時
ご回答頂き、ありがとうございます。
お忙しい中早速ご対応いただきまして誠にありがとうございます。

重點⒊內文

日文商業E-mail常見錯誤用法

內文中必須注意自己和對方的關係用語,像是描述對方時要用尊稱(尊敬語),說明自己時要謙虛(謙譲語),快看看以下用法自己是不是都正確使用呢?

  • 貴社 きしゃ-貴公司(對方的公司)
  • 弊社 へいしゃ-本公司(自己的公司)
  • ご確認、ご回答-請對方確認或回覆

NG:ご確認しました。ご返事致します。(自己確認和回覆時不加 ご 或是 お )

另外,信件的書寫方式可以讓人看出寄信人的個性及態度,所以在書信或對話當中,稱呼對方時一定要加上職稱或是「様」,等,這樣的小細節其實都是關鍵。

千萬別模仿!實際超失禮E-mail內容

失禮的案例

舉個反面案例!在日本工作期間,我曾經收到讓人覺得很沒禮貌的 E-mail:寄信者是向我工作的飯店訂房的旅行社,因為是團體旅客的關係,住宿者在飲食方面有一些特殊需求,所以在過程中以 E-mail方式反覆溝通和確認。

但對方寄來的內容竟然省略了我們支配人的職稱,直接以〇〇さん稱呼我們負責的人員。且不僅不是尊敬語的字詞,連 です/ます的丁寧形都沒有!充斥著上對下的意味。彷彿透露著:「這麼大的訂房量,還不快謝謝我~」是不是讓人大翻白眼🙄️

「呼び捨て」是台灣人常見的錯誤用法。

以我們的角度,捨去職稱好像比較親切,但實際上並不是這樣喔!

重點⒋結語

內容的最後在描述主要目的後,是希望對方繼續保持聯絡呢?還是需要請對方做出回覆?都必須結尾寫出來,才不會讓人會錯意,甚至是感覺沒頭沒尾。

結尾的部分除了是能夠讓內容完整之外,在加上「クッション言葉」也就是所謂的緩衝語,就可以呈現出更禮貌的氛圍喔!

緩衝語意象
  • 基本常用
以上、お知らせ致します。
今後ともどうぞ宜しくお願いします。
  • 請對方確認
ご確認のほど、宜しくお願いします。
ご検討頂けますようお願い申し上げます。
  • 希望對方回覆
ご返事お待ちしております。
ご返答のほどよろしくお願いいたします。
  • 加入クッション言葉
お忙しい中恐れ入りますが、ご返事お待ちしております。
大変お手数ですが、ご回答は**月**日に頂ければ幸いです。

*小技巧:需要對方回覆的情形,加上指定的日期,可以讓對方感覺到你的積極度喔!

重點⒌寄件人署名/簽名檔

最後寄信人的相關資訊是最基本需要的內容。以商業郵件來說「公司名稱」「署名」「電話」「地址」「E-mail」是固定資訊。

名片

當然也可以使用信箱系統中的簽名檔功能,就像名片一樣提供收件人可以聯絡到自己的資訊。

=========================================
△△△△株式会社〇〇〇〇△△部△△△△ 
E-mail:*********@***.com.tw
Mobile:(+886)***-***-***
台湾△△市△△區△△路△號△樓
=========================================

日文商業E-mail-4大重點架構

內容完成後,E-mail的每個欄位該如何設定呢?總共有4個重點欄位,以下就簡單說明吧!

E-mail架構設定

架構1.收件人-宛先(あてさき)

在商業E-mail中,如果寄送對象不止一人,建議大家注意職稱的排列順序:主要窗口 → 相關人員(職位高~低)

架構2.副本/加密副本-CC/BCC

基本上自家公司的相關人員就會設定在副本欄中,比如自己的上司、老闆等。而加密副本則是第三方秘密收件人,是一種讓收件人無法得知用第三方資訊的功能。

架構3.主旨-件名(けんめい)

想必大家的收件匣已經累積了數以萬計的信件了吧,這時「主旨」就是關鍵!

搜尋信件

在設定主旨時建議精簡包含信件主要目的、自家公司名稱。不只讓收件者更容易找尋,提案會提案或自我推薦時也助於提高對方點擊的意願!

2022年度途中採用結果について
〇〇請求書(no.xxxx)再発行のお願い
【△△△会社】ネット広告サービスについてのご案内

架構4.夾帶檔案-添付(てんぷ)

最後夾帶檔案時,強烈建議再三確認檔案名稱。基本上每間家公司有自己的命名方式,但不外乎:檔案內容(目的)、日期和修改版。

而在信件內文中也一定上加上說明。

添付ファイルをご参照ください。
2022年10月分の見積書を添付いたします。
ご確認宜しくお願いします。

日文商業E-MAIL-情境範例

給客戶(合作提案)

▲▲▲▲株式会社営業部 部長 ▲▲▲▲様
いつも大変お世話になっております。△△△△株式会社△△部の〇〇〇と申します。
この度は、弊社のサービス内容資料をご請求いただき、誠にありがとうございます。詳しい情報は添付ファイルをご参照ください。
(略)
ご不明な点やご質問がございましたら、お気軽にお問い合わせくださいませ。今後ともよろしくお願いいたします。 
=================================
△△△△株式会社
〇〇〇
△△部△△△△ 

E-mail:*********@***.com.tw
Mobile:(+886)***-***-***
台湾△△市△△區△△路△號△樓
=================================

求職信

(求職公司)〇〇部 〇〇様 
初めてご連絡させていただきます。〇〇〇と申します。
△△△△(徵才網站 or 報章雜誌)にて貴社の△△職の求人を拝見し、ぜひとも応募させていただきたくご連絡を差し上げました。
私は現在〇〇の仕事に就いており、貴社が募集されている〇〇の仕事にも、経験やスキルで必ずお役に立てるものと存じます。
ぜひ一度、面接の機会をいただきたく、ご検討のほどどうぞよろしくお願い申し上げます。
=======================================
〇〇〇
〒***-**** △△県△△市△△1-2-3
電話:***-***-****
メール:*********@****.com
=======================================

總結

信件

剛開始撰寫信件時,我也出現過將收信人的職稱輸錯,甚至是お、ご不分、用錯對象的情形。

也曾經複製A客戶的郵件內容寄發給B客戶,不僅失禮還差點洩漏機密!幸運的是遇到天使客戶所以沒有被嚴重處分,但是一定在他人眼裡被大大扣分。

雖然這次的內容列出各種例句,問候語和結語的部分大家可以直接複製使用,但最好的方式還是清楚記住其中的每個小細節,在慢慢累積次數之後就可以不假思索的寫出完整又不失禮貌的商業郵件了!

當然,在中文的商業信件中又有哪些需要注意的地方呢?歡迎大家可以參考以下文章~

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Grace

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