創業初期真的需要辦公室嗎?小資本創業租辦公室注意事項

創業初期真的需要辦公室嗎?小資本創業租辦公室注意事項

大家好,我是 Eric。今天想跟大家聊聊「創業是不是真的需要辦公室」這個問題。

由於疫情影響,applemint 已經實施遠端工作近 2 個月,然而,即使沒有進辦公室,我們仍然要負擔辦公室租金。事實上,這正是實施三級警戒後,許多商家無力支撐,最後面臨停業命運的重要因素。「創業需不需要辦公室」這個議題,再度成為大家關注的焦點。

回想起當初和 Leo 一起創業時,做的兩項大決定:要發薪水、要租辦公室。儘管這三年多來的創業過程中,許多決策都是依賴 Leo 做決定,但當初這兩項決定,是我個人的堅持。

今天想跟大家分享,當初為什麼會堅持創業初期就需要有辦公室,以及租辦公室時應該注意的幾項重點。如果你也還在草創階段、猶豫是不是需要租辦公室或是租用共同空間,希望這篇文章能夠對你有幫助。

本篇文章感謝梅屋記事站長協助校閱,提供了我們更貼近讀者的觀點。

為什麼有人認為創業初期不需要辦公室

租辦公室對於創業者來說,是僅次於人事成本外,負擔最重的固定成本。因此認為「創業者不需要辦公室」的人,主要的主張便是「成本效益不符比例」。更具體來說,有下列三種原因:

還沒賺錢就在想花錢

創業初期,租金是相當大的開銷

除非一開始便挾重金準備大顯身手,否則對於一般小資本額 (資本額 50 萬以內) 出發的公司來說,更現實的情況是「還不確定有沒有足夠的客戶」。

而相較於隨時都能解散的人事成本,辦公室租金因為合約因素,即使宣布破產,也仍然要付出相當程度的有限責任。因此,在還不確定客戶來源的情況下,選擇租用辦公室是一件「還沒賺錢就在想花錢」的行為。

許多團隊在創業時,都會相當關注「成本」問題,以我自己在 WordPress 社群觀察到的現象來看,剛起步創業的團隊,也都會希望盡可能地使用「免費資源」來減低初期的風險,遑論是租金這種高單價的成本。

商品與服務都已數位化

產品與服務已經數位化

認為不需要辦公室的另一個主張,在於「商品服務數位化」的事實。

確實,以 applemint 的工作性質而言,我們不論是提供的服務,或是溝通的方式,都是可以透過數位管道來達成的。我們在疫情之前,便維持著一週兩天的在家上班日,也是因為我們的服務在大多數的情況下都能在線上完成。

不僅是商品與服務,公司內部的文件流通也都開始數位化。透過任務管理工具 Trello 與內部溝通的 Slack 等等,大多數的工作流程都能在線上進行確認、審核。

使用率低造成浪費

沒人使用的辦公室很浪費

如同前面提到的,因應這次疫情,我們有將近兩個月的時間並沒有出現在辦公室中,然而這段時間我們仍然需要支付租金,如果在創業初期,這將是一筆非常沉重的開銷。

根據創業性質不同,辦公室的使用頻率也會有所差異。如果創業者本身肩負業務的職責,那麼會有更多時間不在辦公室裡,此時辦公室管理將會是額外的時間成本。從金錢與時間來考慮,對於創業團隊來說是額外的負擔。

因此,即使是在疫情之前,Leo 跟我也時常會討論如何利用閒置時的辦公室。而到了疫情最嚴峻的時候,這個問題更顯重要。

為什麼我堅持創業初期需要辦公室

前面是我認為「不需要辦公室」的三大原因,如同前面所說,創業性質不同,的確有可能影響辦公室的使用效率。以下將再繼續說明我認為創業需要辦公室的三大原因:

儀式感產生的專注力

儀式感帶來專注力

儘管在家工作一段時間後,開始會藉由「儀式感」與工作調配,來讓自己維持較有效率的工作狀態,但這樣的專注力與辦公室的專注力仍然有差異。

辦公室的另一項特質是「即時互動」,如果遇到需要展示、溝通的情境,雖然遠端工作能透過視訊、分享螢幕等方式達成,但如果考慮到前置作業的時間,其實溝通效果並不見得比面對面的溝通方便。除了展示、溝通外,對於創業團隊很重要的「腦力激盪」,在遠端與近距離接觸的效果也有所差異。

這種即時互動也是雙面刃。

許多在辦公室上班的人,都會贊成這種「即時互動」往往是打斷當前工作注意力的根源,例如「我明明在忙,同事卻過來找我講話」、「寫報告寫到一半,主管突然找我去面談」。但這些顧慮對我來說,屬於可溝通、組織文化的範疇。

我自己則會試著先觀察同事是否專注在工作上,評估事情輕重緩急後才會找他們。

讓自己產生成本意識

文章一開始時,我曾經提到,在創業初期,我唯二的兩項堅持,一項是必須發薪水 (即使是比合約還少的薪水),另一項則是要租辦公室。

對於很多創業團隊而言,很多成本都是以「吸收」的方式處理,這在經營上是件很危險的事。透過租辦公室與發薪水,可以確定固定成本,進一步明確的知道「應該要賺多少錢才夠」。

我認為跟 Leo 在創業過程中,對這個議題的價值觀契合非常重要:比起「想多賺錢」,我們更重視「為了做到 OOO,所以需要多少錢」。當初的確是看著公司資本為了支付薪水與租金逐漸縮水,因此激起 Leo 跟我「活下去」的動力。

這之中當然也存在著倖存者現象,事實上,這項決定也有可能加速 applemint 的滅亡,但如果一個創業團隊需要靠節省房租來創造利潤空間,那長期來看,這樣的商業模式也並不健康。

去咖啡廳沒有你想的便宜

在咖啡店工作真的沒有比租辦公室便宜

不知道為什麼,對於創業有著浪漫想像的人,腦中會浮現在咖啡店專注打拼的畫面。

在我們開始公司登記的流程前,我跟 Leo 會在週末時在咖啡廳碰面,討論後續的規劃與腦力激盪。在討論到辦公室時,我們也曾經考慮過利用這種方式工作,而公司登記等事項則透過「租地址」的方式處理。

2017 年時租登記地址的行情價大約是新台幣 2,000-2,500 元不等,通常需要與指定的會計事務所合作。

考慮到需要有插座、可以久坐,這類型的咖啡廳即使只進行最低消費便坐一整天,每天仍然還是需要 100-200 元的費用,再加上中間用餐的其他消費,換算下來每個月 2 個人將合計花費 4,000-6,000 元左右。

如果真的想在咖啡廳工作,又想省錢的話,最終的選項就會是連鎖咖啡廳了。但聽起來未免太「不浪漫」了,不是嗎 (笑)?

除此之外,在咖啡廳工作缺乏隔音,環境音嘈雜,隱私性較低,其實並不適合長時間辦公。Zen 大的文章中也提過不建議使用咖啡廳作為活動場地的原因,這些原則套用在挑選辦公室時一樣適用。

我們第一間辦公室的租金,每個月 6,500 元 (未稅),雖然空間很小,但是已經符合了我前兩項訴求「提供一個可以專注的地方、有固定的成本」。而且實際上這樣的費用,比起我們每個月去咖啡廳還要便宜許多。

承租辦公室的注意事項

在討論成租辦公室的注意事項前,想先分享一位朋友的說法:「好物件不會等到上網。」如果你身邊已經有認識的人,或認識的管道可以找到辦公室,那請務必優先選擇這些可信賴的管道。

契約當中各項費用的相關規定

如果你租的辦公室是在商務中心,通常會在合約中記載水電費的計算方式。由於商務中心會使用中央空調,以及一些共用的水電資源,因此關於水電費的計算方式需要先確認。目前我們適用的電費是每度 7 元,說法上是包含「管理費」在內,但每度 7 元的電費單價還是稍高。如果有人有推薦的商務中心,也歡迎與 applemint 分享,我們感激不盡!

至於租用整層、整間辦公室的話,則建議可以與房東溝通,由團隊自行繳納。

部分的辦公室會需要攤付管理費,這一點在找辦公室時也需要先向房東確認清楚。由於我們是向商務中心承租,因此電費跟租金已經涵蓋管理費。

除此之外,如果你租用的是商務中心,或是共享空間,會議室的使用額度也會建議先行確認。有些辦公室的租金中,會包含一個月可以使用多少小時的會議室,也有些則是每次租借另行付費。

是否可以用於公司登記

有些工作室在創業之初,會想要以目前的住處,或是租屋處作為公司登記地址。但是我並不推薦這麼做,如果想用這種方式的話,務必需要先與房東溝通,因為非住宅用與住宅用所需負擔的稅率是不同的。

除了稅率不同外,房東也會因此增加「租金所得」,在目前台灣租屋「不給報稅」的生態來看,原本是住宅用途的房屋,更改為營業用途,能夠遇到願意這麼做的房東,我想機率不高。

事實上,當初創辦人 Leo 的房東,就因為誤以為我們把他的地址作為公司登記地,對 Leo 發脾氣。(至於房東為什麼會看到信件內容,我就不得而知了)

參考資料:https://eztaxtw.com/%E7%87%9F%E6%A5%AD%E7%99%BB%E8%A8%98%E5%B0%8D%E6%88%BF%E5%B1%8B%E7%A8%85%E5%BD%B1%E9%9F%BF/

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與房東的溝通

雖然這麼說聽起來很老掉牙,但租辦公室這件事,也是一種「緣分」。很多時候,房東對於房客會有主觀的偏好,如果找到溝通對盤的房東,租金和合約條件都會彈性許多。

當然,保持好關係之外,該確認的事情還是得確認。除了是否可以用於公司登記,房東是否願意開發票給公司報帳,也是需要確認的問題。除此之外,如果遇到的是個人房東,而不是商務中心,或是簽署長年期的合約時,建議在簽完合約後,將契約交由法院公證,避免因為房屋轉賣後,新屋主不願意續租的風險 (「買賣不破租賃」)。

結語

今天與大家分享了當初創業時,對於「創業初期要不要租辦公室」的想法。跟你原本想像的一樣嗎?

對我來說,租辦公室和領薪水一樣,是為了建立自己「沒有賺錢就會一直虧錢」的成本意識。我認為對於許多創業者來說,建立好「什麼該省、什麼不該省」的意識是第一項挑戰。

在我們的情境中,辦公室是我們判斷「不該省」的開銷,但也許對於不同產業的創業團隊來說,不租辦公室可能利大於弊。

本次的文章,主要是將當初的想法與大家分享。如果對於這篇文章內容有任何疑問,想與我們討論,歡迎隨時與我們聯繫。

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Eric Chuang

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