異業種転職1年目奮闘日記~11月編~社会人12年目が教える残業しない仕事術

異業種転職1年目奮闘日記~11月編~社会人12年目が教える残業しない仕事術

こんにちは、applemintの津山です。早いものでapplemintに転職してはや9ヶ月がたちました。入社した頃は自分の仕事が遅くて1週間のうちにやるべき仕事が終わらず、終業後も毎日何らかの仕事をしている状態でした。

転職したての皆さんも、昔の私と似たような状況が起きているのではないでしょうか?

ですが今は違います。9ヶ月前より仕事のボリュームが増え、今では1ヶ月に8本のブログを書きながら6社のクライアントさんの担当もしています。ですが緊急事態を除いて、基本的に残業はしていません。

どうやってこんなに私の仕事のスピードが改善したのか、みなさん気になりませんか?

そこで今回は、転職や異動で職場が変わっても効率よく仕事を片付ける秘訣を、私が実際に実践する5つのポイントからお伝えします。また仕事効率改善に是非読んでほしいオススメの本も併せて紹介します。

転職したばかりで仕事が終わらず悩んでる方、定時で仕事を終わらせて自分の好きなことに時間を使いたい方、このブログを読んで仕事の効率を改善する方法を実践し、毎日の仕事を効率よく片付けていただければ幸いです!

効率よく仕事を片付けるために気をつけるべきこと4つ

残業する

まずは初めに、効率よく仕事を片付けるために以前から津山が実践している方法4つをお伝えします。

  • もらったアドバイスは全てアプリにメモする
  • シングルタスクの徹底
  • 机の上を常に整理しておく
  • 社内のメッセージアプリはまずスマホでチェック

もらったアドバイスは全てアプリにメモする

1度もらったアドバイスを覚えておくのは、仕事効率を改善するためには必須です。しかしノートに書き留めておくと、ノートが変わった時に見つけられなかったり、どのページに書いたのか探すのに時間がかかったりしませんか?そんな時に活用したいのがメモアプリです。

ノートにメモする場合、書くスピードが早い、レイアウトが自由というメリットがありますが、例えば1年前のメモになると、どのノートのどこにあるのかすぐに見つけることは難しいと思います。

なので、過去にも何度か紹介しましたがevernoteなどのメモアプリにアドバイスを書き留めるのがオススメです。メモアプリなら過去のアドバイスでもいつでも取り出して参考にすることができ、また普段のPCではなくスマホでチェックしたいという場合にもすぐ共有できます。

またメモアプリのタグ機能を使えば、内容が正確に思い出せなくても、タグ検索ですぐにどんなアドバイスを受けたか一覧で見られます。仕事で受けたアドバイスは、転職者でも、新入社員でも、慣れない仕事の効率を改善したい人には非常に役に立つ財産になります。

evernote

みなさんももらったアドバイスをスルーせず、必ず後で見返せるようにメモしておきましょう!

シングルタスクの徹底

シングルタスク

引用元:honto 「SINGLE TASK一点集中術 「シングルタスクの原則」ですべての成果が最大になる」

以前の奮闘日記で、仕事効率改善のためにシングルタスクの徹底がオススメ、と紹介しました。シングルタスクとは「SINGLE TASK 一点集中術」で紹介されている、一つの仕事が終わるまでは別の仕事に手をつけないというやり方です。

なぜシングルタスクがいいかというと、人間は根本的にマルチタスクというのは不可能で、タスクを切り替えるために集中力が落ちるので、結局は一つの仕事に集中した方が効率が上がるというロジックです。

今でも私はこのシングルタスクを極力実践しており、実際に仕事効率の改善に役立てています。

ただ以前の奮闘日記(6月編)では毎日スケジュールを立てることをオススメしてましたが、今は自分なりにアレンジしてきっちりと時間を決めるのはやめました。

なぜなら完璧にスケジュールを立てるのは結構時間がかかる上、急な対応などでスケジュールが狂うことがよく起こるからです。スケジュールが度々狂うとそれがストレスになり、仕事効率が低下します。

そのかわり、今は1日の仕事を3つの難易度別に整理して(簡単、普通、難しい)どれをどの時間に行うかざっくりと計画を立てています。難しい仕事からするのがオススメですが、難しい仕事が手につかないという人はこのあと紹介する本をぜひ読んでみてください!

机の上を常に整理しておく

デスク周り

机の上を常に整理しておくことは、目線がキョロキョロして集中力が低下するのを防ぐために非常に有効です。これは以前の会社で、圧倒的なスピードで仕事をこなす上司が実践していたのをみて、それ以来ずっと実践しています。

社内のメッセージアプリはまずスマホでチェック

スマホでチェック

メッセージアプリはPCで開かずスマホでチェックするのも仕事の集中力を妨げないのでオススメです。PCも画面が切り替わるたび集中力が切れるので、シングルタスクを実践するためにもなるべく今の作業に必要なもの画面にしておくことも重要です。

メッセージアプリはリアクションだけでよければスマホでもすぐ応答できます。もしどうしてもPCで資料を確認する必要がある場合だけは、PCの画面をみます。極力集中力を切らさない工夫をすることが、効率よく仕事を終えるためには大切です。

仕事の効率を上げたい人にオススメの本

ここからは、さらに仕事の効率を上げたい人にオススメしたい本を紹介します。それが「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則」(著 マーク・フォースター)です。

仕事に追われない仕事術

引用元:Discover 21 「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則

皆さんも仕事をしていて、他の人に依頼された仕事がどんどん入ってきて元の仕事が終わらない、とか、大きな仕事はなかなか手がつけられなくて、気がついたら締め切りギリギリになっている、といったことがあると思います。

この本はそんな皆さんの悩みを解決するアイデアを教えてくれます!

「仕事に追われない仕事術」の中で私が特に紹介したい重要なポイントは2つです。

・突発作業を詰め込まない、今あるタスクに集中。

・手につかない難易度が高い仕事は、実はタスクではなくてプロジェクト。プロジェクトは必要な手順を具体なタスクにしてハードルを下げ、早めに取り掛かる。

まず突発作業を詰め込まない、というのは、急な場合を除いて新しい仕事に飛びつくのをやめよう、という意味です。

会社のメンバーからメッセージアプリで仕事を依頼されると、すぐその場で対応しなければ、という気持ちになりがちです。ですがその時、本当に緊急どうかを見分け、緊急でない仕事はまとめてノートにメモして時間ができた時や翌日以降に行うようスケジュールを組むことが大事だそうです。

私の経験でも仕事は焦ると失敗につながるので、余裕があればスケジュールを組み直すのがいいと思います。

また難易度の高い仕事(プロジェクト)が手につかないのは、何をやればいいかわかってないことが大きな原因です。そのため、やるべきことを今すぐ取りかかれるレベル(ファイルをみる、調査するなど)に落とし込み、早めにはじめるのが重要だそうです。

これは入社当初、ブログ執筆の仕事で手に付かないということがよく起こっていたので、今はなるべくこまかく分けて仕事を進めるようにしています。

私もこれまで気をつけていた4点に加えて、今はこれらの2つも取り入れるようにしています。その結果として今では結構な仕事量でも定時帰りができるようになりました!

定時帰り

今ありがたいことにapplemintは非常にお客様が増えていて、今後もますます仕事の効率化が必要になることが予想されます!クオリティを下げずに今より多くの仕事を同じ時間でこなせるように、今後も仕事の改善術について色々と試して皆様にお伝えしたいと思います!

このブログが、仕事効率を改善したいと考える皆様のお役に立てたら幸いです!

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Kaori Tsuyama

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